外事接待工作是一项政治性、政策性和纪律性很强的工作，为更好地服务于学院的教学、科研和学科建设等各方面工作，特制定如下管理方法。
一、所有接待外宾人员应严格遵守外事纪律。
二、国际交流中心是学院外事工作的综合归口管理和协调部门。
三、接待程序
（一）主请部门提出书面接待申请并附上外宾简历，送交国际交流中心办理有关手续；
（二）为外宾申办邀请函，有关部门须提前二个月将外宾简历、来访日程表和护照复印件或传真件报国际交流中心并填写审核表格，由国际交流中心审核后报主管院领导批准并送河北省教育厅、河北省外事办审核、办理或备案；
（三）有关部门须到国际交流中心办理外宾情况登记，登记内容包括外宾姓名、国籍、工作单位、职务职称、访问时间、访问内容和主请部门等；
（四）外宾住宿由国际交流中心安排；
（五）国际交流中心协助有关部门做好接待工作；
（六）根据情况由主管院领导或国际交流中心领导出面宴请一次，并赠送学院英文资料和礼品；
（七）访问结束后，20天内完成财务报销并上报交流成果。
四、接待费用
（一）计划内聘请外宾的接待费用应按照国家有关外事接待标准执行，不得超过经费预算；
（二）外事接待费只包含在秦皇岛发生的食宿费、交通费和适当参观游览费，以及到北京（天津）的相关接送费用，不包含洗衣费、电话费和其他杂费；
（三）赠送外宾礼品原则上由国际交流中心统一安排，私人赠送礼品所需费用由个人支付；
（四）专项交流合作计划专款专用；
（五）计划聘请的外宾和顺访我院的外宾，经费由学院或主请部门负责。
五、宴请规格和礼品规格按国家有关规定执行。
六、参加外事接待人员应衣着整齐、得体，言谈举止大方。接待过程中应遵守国家有关外事接待工作的规定和国家有关保密工作的规定。
七、本办法自印发之日起执行，由国际交流中心负责解释。
（2006年1月24日）
